Als de ongeschreven regels van het team gaan knellen

Onlangs werd ik gevraagd om een zelfsturend team te begeleiden dat al jaren ‘vast’ zat. Vast in dezelfde patronen, waardoor effectieve samenwerking ver te zoeken was.

Een vriendelijke façade

Op het eerste gezicht trof ik een vriendelijk team aan. Vriendelijk naar mij én vriendelijk naar elkaar. Vriendelijk was een goede beschrijving van de façade die ze ophielden. Terwijl al snel duidelijk werd dat ze van alles van elkaar vonden (maar dat niet naar elkaar uitspraken). Het was een soort kruitvat dat op springen stond. En toen ik daar ‘een vuurtje’ bijhield, duurde het niet lang voordat de vlam in de pan sloeg. Normen en waarden waren geraakt en ware gevoelens kwamen vrij. Als gevolg daarvan was men niet meer zo vriendelijk. Wel hard én oordelend. En niet meer bereid om iets voor elkaar te doen of echt naar elkaar te luisteren.

Survivallen op de werkvloer

De aanleiding voor dit teamtraject was dat de dienstverlening naar de klant moest verbeteren. Het team moest intensiever samenwerken. Terwijl ze fysiek op verschillende locaties zaten. Ze waren niet meer effectief en efficiënt. Deden teveel werk wat niet bij hen thuis hoorde. Hadden het gevoel zelf niet meer aan het stuur te staan. En werkten langs elkaar heen. Het was survivallen op de werkvloer. De verandering kon niet langer worden uitgesteld. De urgentie was duidelijk.

Bespreek de ongeschreven regels!

Tijdens de 2e sessie vroeg ik hen naar de ongeschreven regels van het team. Er kwamen regels op tafel zoals ‘het senior teamlid beslist over werkverdeling’. ‘Je bent bereikbaar voor collega’s ook als je vrij bent’. En ‘we zijn welwillend om elkaar te helpen’. Vervolgens maakten we de ongeschreven regels expliciet en checkten elkaars perceptie. Hierdoor werd duidelijk welke ongeschreven regels überhaupt werden ervaren. En kregen de regels een andere vorm en lading. Uiteindelijk werd besloten welke regels hen nog wél en welke regels hen niet meer dienden. Een last viel van het team af….

Nieuw perspectief en een fris geluid

Dit gesprek had op vele vlakken grote impact; opgekropte gevoelens werden geuit, geordend en ‘opgeruimd’. Ruis veranderde weer in een helder en fris geluid. Je voelde de energie en verbinding veranderen. Ze zagen weer perspectief en namen weer initiatief. Voelden vertrouwen en oprechte intentie om samen met de urgentie aan de slag te gaan.

Door te vertragen, kun je weer versnellen

Je kunt deze fase niet overslaan. Je moet met elkaar in gesprek. Hoe spannend het ook is. Soms kan de objectieve buitenstaander de spiegel beter voorhouden dan dat je het als team zelf wilt oplossen. We nemen er tijdens het werk vaak de tijd niet voor, maar dit soort ingewikkelde gesprekken lonen echt de moeite. Door te vertragen, kun je weer versnellen. Het geeft een boost aan de samenwerking en daarmee aan de performance van het team. Want met een vriendelijke façade kom je een tijd wel een eind, maar uiteindelijk niet erg ver….