Torenhoge werkdruk en niemand zegt nee. Werk ‘out of the box’

De krapte op de arbeidsmarkt is zo hoog opgelopen dat er in veel beroepsgroepen sprake is van een tekort aan personeel. In deze arbeidsmarkt hebben teamleiders het niet makkelijk om gekwalificeerd personeel te vinden en worstelen veel organisaties met onderbezetting. De nadelige gevolgen van deze onderbezetting zie je vooral terug in de efficiëntie en het kwaliteitsverlies. Ook is er de zorg dat medewerkers zelf vertrekken of worden weggekaapt door andere werkgevers. Wat kun je doen aan de gevolgen van onderbezetting in je organisatie? 

Tijdens een intervisie sessie bij één van mijn klanten werd al snel duidelijk dat de werkdruk torenhoog is en de teamleider zelf ook de inhoud wordt ingezogen. Het ‘moeten versus doen’ is niet meer in balans en dat is een grote zorg. “Het lijkt wel een veenbrand en ik hoor het overal in de organisatie; efficiëntie en kwaliteit verlies door onderbezetting.”

Al pratende werd duidelijk dat er geen ‘nee’ wordt gezegd tegen nieuwe projecten. We gedragen ons als mollen; wat we zien gaan we uit de weg en we zeggen niet meer wat we ervaren. Mol zijn is makkelijk, want niets zeggen is niets doen. Een reden hiervoor kan zijn dat je de woorden niet hebt om het te zeggen. Of dat je het de volgende keer gaat zeggen. De mol-valkuil ligt op de loer als je onzeker bent. Je zegt niets, maar je vindt er van alles van. Het effect is dat je in je eigen draaikolk vastloopt en ook niet het goede voorbeeld geeft aan je collega medewerkers. Want ook zij zeggen dan geen nee. En ook de directie zegt geen nee en pakt zelf inhoudelijke taken op, want het werk moet toch doorlopen. Is dit dan de oplossing? 

‘Out of the box’ denken

In de ‘adviesfase’ kwamen we op een paar verfrissende suggesties: heb je weleens aan werkstudenten gedacht? Of het gezel-meester principe? Hoe frame jij eigenlijk je probleem? Doe je dat positief of negatief? Want vaak als je het positief ‘verkoopt’, dan kun je er budget voor krijgen en een extra FTE. Ook is een idee om een extern adviesbureau onderzoek te laten doen (daar wordt wel naar geluisterd). En heb je weleens gedacht om dit breder te bespreken met teamleiders om vergelijkbare situaties te delen en van elkaar te leren? 

Zelf(bewuster) aan het stuur

De teamleider antwoordde regelmatig met ‘ja, maar’. Een teken dat hij de uitweg echt niet meer zag. Dit had niet alleen met de afdelingshoofden en directie te maken, maar vooral ook met zijn eigen houding. Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg. Ook al is het niet makkelijk om vanuit een constructieve houding (telkens) in gesprek te gaan of out of the box te denken, je moet dit toch doen om het goede voorbeeld aan je eigen mensen te blijven geven.

Gebruik de wijsheid van de groep

We eindigden met misschien wel de belangrijkste uitkomst; het werd als zeer prettig ervaren dat je dit soort zaken en gevoelens in een veilige setting met elkaar kunt delen. Het is fijn dat er naar je geluisterd wordt en er erkenning is voor het probleem. Het helpt om zaken expliciet te maken en de collectieve wijsheid van de groep te gebruiken om samen tot nieuwe inzichten en oplossingen te komen. 

Delen is vermenigvuldigen

Je moet de pijn uitspreken om belemmerende overtuigingen te checken en verandering in gang te zetten. Door impliciet gevoel expliciet te maken wordt duidelijk dat dit ook voor andere teamleiders geldt. Het delen versterkt de band en het onderlinge vertrouwen. Luisteren naar elkaars verschillende perspectieven inspireert anders en creatief denken, geeft steun, zet aan tot zelfreflectie en in beweging komen. 

Herken jij je in bovenstaande (vergelijkbare) situatie? Wat brengt het je als je impliciet expliciet maakt? En stimuleer jij je collega’s om echt te vertellen waar ze mee zitten of wil je dat liever niet weten? Neem gerust contact met me op voor een vrijblijvend gesprek.